イベントを開催する際に、重要になってくるのが会場選びです。日本全国にイベントが開催できる会場は多数存在しています。しかし、開催するイベントの規模・内容・展示スペース・お客様の導線に、じっくり商談ができるスペースの確保などまで、事前に調べなければいけません。今回は展示会など、各種イベントを開催するときに重要になる会場選びについて詳しく解説します。
1. イベントは会場選びで決まる
イベントを開催する際に確保しなければならないのが、イベント会場です。人気イベント会場は1年前から予約しなければ確保できないこともあるほど、イベント会場は重要なのです。それだけ、イベントに占める会場の重要さが理解できます。
実際イベントの雰囲気や会場の輝きは、会場の選び方で決まることがあります。また、イベント会場の設備や大きさで、イベントの規模や催し物が制限されることもあり、イベントでは何よりも会場選びを重視することが求められるのです。
2. イベントの目的に合った会場選び
会場を選ぶ前に、イベントの目的を明確にしておくことが重要です。その目的が適うイベント会場を選ぶことで、目的達成に必要な条件がいっそう明確になるため、会場の設営をはじめ、その後の準備もスムーズにいきます。
2-1. イベントの企画にあった会場を選ぶ
イベントの余興として歌や演芸などのショーをプログラムに入れると、舞台が必要です。会場の一部で軽食を取るときは、ケータリングが可能となる設備も必要です。ほかにもイベントの目的が「新商品のPR」の場合は、商品を目立たせる展示が可能な会場を求められます。
2-2. イベントで使用する設備は十分か
イベントの種類にもよりますが、イベントではさまざまな会場設備が必要になるのです。最近は椅子やテーブルだけでなく、コンピューターを使った映像技術を使用するイベントが増えています。そのため大型スクリーン・プロジェクター ・マイク ・スピーカー・コンセント・延長コードなどが十分にあるか、さらに電力については最大供給量の確認が必要です。
2-3. 会場レイアウトと導線
会場レイアウトがスムーズに移動できる導線につながり、イベントの内容に適しているか確認しましょう。会場の特性によって展示物が思い通りに並べられない、展示物が見えにくい、登壇者が見えないなどの状況が発生してしまう可能性もあるのです。そのため計画通り展示できる会場選びは重要です。
2-4. アクセスと立地
イベント会場で集客を増やす重要なポイントとして、会場へのアクセスの良さです。可能な限り最寄り駅から近い会場がおすすめです。駅に近ければ、イベント会場の場所もわかりやすくなります。場所がわかりにくい場合は案内スタッフを配置したり、最寄り駅から距離があるイベント会場は、駅から送迎バスを用意したりすることが必要になります。
2-5. イベント会場のキャパシティ
会場の収容人数が、予想されるイベント来場者数に耐えられるか確認しましょう。狭くて収容しきれず、会場の外で待ってもらうのはおすすめできません。逆に、イベントの参加人数に比べて会場が大きすぎると、イベントそのものが人気なく賑わっていない寂しい印象を与えます。会場選びは大きさも重要なポイントです。
2-6. 料金・会場ルール
会場を使用する際の料金の確認はもっとも重要です。会場費だけでなく設備のレンタル費や、キャンセルした際の料金も確認しましょう。
会場費はシーズン・全日・半日・曜日・時間帯・使用日数などで費用が異なる会場が多いです。また前日搬入の可否、撤退時間の有無なども会場で異なります。事前に細かく確認しておきましょう。また、特別なルールがある会場もあります。飲食が認められない場合や、独自機材の持ち込みが制限される場合もあります。
3. イベント会場の下見は絶対要件
イベント会場を決定する前に、必ず下見をしましょう。できればイベントが開催されているときに下見をすると、会場の雰囲気がいっそう理解できます。思ったよりも広かったり、逆に狭かったりすることがあり得るのです。
また、思いのほかアクセスに時間がかかる場合や、イベント開催中の交通機関の本数が多くない場合もあります。導線の確認やトイレの数、女性の来場が多い場合はトイレの清潔さや設備の充実度も要確認事項です。
イベントで使用する設備の搬入が、スムーズにできるかどうかの確認も忘れないことです。大型ディスプレーなどを展示する際は、そのディスプレーが搬入可能な入り口があるか、会場が上位階であれば搬入できるエレベーターがあるかなど、下見しておいて搬入方法を決定しましょう。
4. まとめ
以上、イベント会場を選ぶための重要ポイントを紹介しました。イベントが成功する要素のなかで、会場選びは大きな決め手になります。会場を選定する際は立地・設備・内装・レイアウト・飲食物・その他オプションまで、確認するべきポイントが多数あります。イベント開催が決まったら、時間をかけてしっかりと会場選びを行ないましょう。
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