イベント会場は、多くの方々が驚きを示されるような会場を設営したいものです。しかし、イベント会場の設営は思いのほか手間も時間もかかります。慣れていないスタッフが多いとさらに時間がかかるのです。また事前に入念な準備をしたものの、いざ会場設営となると、ディスプレーが大きすぎて搬入できないなど、思いがけないトラブルが出てくることもあります。今回はイベントの会場設営について注意点などを解説します。
1. イベントの会場設営は簡単ではない
ほとんどのイベントは、イベントが開催できるだけのスペースがある大きな施設で行います。そのために、イベント会場の設営は、イベントの前日に行うことが多くなるのです。この準備が意外と大変で、イベント会場は広く、その会場を短い時間で用意するため、入念な段取りと人手が必要になってきます。まず、そのようなイベント会場設営の問題点を紹介します。
1-1. 設営の人手が足りない
イベント会場はレンタルで借りることが多く、イベント準備のための日にちを借りることはほとんどありません。そのため、会場の設営はイベントの前日、それも、その日まで開催されていた他社のイベントが終わってからの設営になります。
そのため、多くのイベントは夜に準備することになります。広い会場を限られた時間で準備するので、人手が必要です。アルバイトなども雇って、イベント準備のための人手確保が重要なのです。
1-2. 会場設営のノウハウが足りない
イベントは新製品を目玉にしてアピールすることが多く、同じ内容でイベントを行うことはなく、会場が変更されるケースもあります。それまでのイベントに携わったスタッフも、人事異動でいなくなることがあります。このように、イベント会場設営のノウハウが蓄積され、伝承されにくい面もあるのです。
1-3. イベント会場の手配や契約が大変
イベントを開催する場合、イベント会場を借りるために契約することもあります。また、イベントの種類によっては、関係各社と施工段取りや調整といった手間のかかる作業も出てきます。まれですが、官公庁に届け出することもあるのです。
このように、イベントで会場設営は付帯する作業が発生する場合もあり、人手も時間も手間もかかることがあります。とくに、イベント会場設営は深夜にまで時間がかかることもあり、専門業者に依頼する方法も解決策の一つです。
2. イベント会場の設営は設営業者の協力が大きい
イベントを何度設営した経験がある方は、イベント成功の鍵は設営作業の選び方という人もいるくらい、イベントの設営業者は重要です。さらにイベントの会場設営は、独自に行うよりも設営会社に依頼したほうが、社員の人件費や深夜手当などまで含めると、結果的にコストを抑えられるケースも多いようです。
2-1. イベント会場設営のノウハウが豊富
まず、設営業者はイベントの内容に適した、最適なレイアウトや使用するディスプレーのデザインなどを決めます。専門家であるだけに、豊富な知識と経験とデータを持ち合わせていて、お客様の動線まで決めるのです。そのため、依頼されたイベントについても、依頼側がはっきりとイベントの内容を示すと、イベント会社がイメージ通りの完成度の高い会場を作り上げます。
2-2. イベント会場設営の経験も十分
通常、一般的な会社は一年に1度くらいの割合でイベントを企画、開催します。それだけに、イベント会場の設営に手間取ることがあるのです。しかしイベント企画会社は、一年中イベントを企画し、イベント会場の設営を行い、撤去までやっています。設営についてもノウハウが豊富です。素早く完璧に会場の設定を終える技術力を持っているのです。
そのような経緯もあり、イベントを実施する際の会場設営は設営業者へ依頼することをおすすめします。手間も時間もかけることなく、会場設営が完了するケースも多くなり、最終的にはコスト減につながります。
3. イベント会場の設営業者は選び方が大切
イベントの企画や設営は、業者により出来上がりや費用面などで差が出ます。設営業者の選び方を間違えてしまうと、期待したほどの効果が出ないこともあり得るのです。大事なイベントを成功させるため、イベントの会場設営会社について、選び方の重要ポイントを紹介します。
3-1. それまでの実績は十分か
先ほどいいましたが、多くのイベントを手がけた実績がある会場設営会社は、それだけノウハウを十分に持っています。実績に基づいたノウハウがあれば、成功する可能性が高くなり失敗するケースは減ります。過去の経験値は、次の仕事にも生かされることが多く、実勢豊富な業者を選びましょう。
3-2. 料金設定がわかりやすいか
料金設定が明確になっているかは大変重要です。もともとイベントはお金がかかるのですが、無制限に費用はかけられません。会場設営においても突発的な対応事項が発生することもあり、そのようなケースを含めて、料金の透明性について理解しやすく、わかりやすい業者を選ぶことが大切です。
4. まとめ
以上、イベントの会場設営の困難さを解説し、対応策にも触れました。イベントの会場設営業者に依頼するメリットについても紹介しました。イベントは社運を賭けて開催することもあり、成功することが求められます。イベントの設営も含め専門業者に力を借りるのもおすすめです。
「有限会社 フリースタイル」は、東京都立川市砂川にある、イベント企画会社です。イベントの企画から、会場設営も承ります。当社は、イベント会場の設営や ディスプレーの制作、イベントの看板製作なども対応しております。また、商業施設における各種催事の企画や、移動販売車製作に出店場所の仲介まで承ります。イベントに関するどのようなことでも、お気軽に当社までご相談ください。
