イベントを成功させるには、レンタルする会場選びが大切です。イベントに適した会場を選ばないと、参加者が中に入り切れなかったり、思うように集客できなかったりなど、イベントが不成功に終わる可能性もあります。そのため、選び方のポイントを押さえ、イベントの種類に合わせた会場をレンタルするようにしましょう。
1. レンタルするイベント会場の選び方のコツ
レンタルすべきイベント会場は、イベントの性質や目的によっても異なるため、具体的な要件に基づいて選択することが重要です。選び方のコツとしては、次の7つがあげられます。
1-1. アクセス
イベント会場をレンタルする上で、アクセスは考慮すべきポイントです。最寄り駅からのアクセスが良いことは最重要ポイントで、徒歩10分圏内が理想です。また、他県からの参加者が予想される場合は、新幹線や空港の駅からの近さも考慮する必要があります。
1-2. 立地・周辺環境
駅から近いだけでなく、迷わず到着できる立地であることも重要です。大通りに面していたり、ランドマークから近かったりなど、わかりやすい立地にあると、初めて訪れる人でも行きやすくなります。入口がわかりにくい場合は、看板を設置するなどの配慮も必要です。
1-3. 外観・建物グレード
会場の外観や建物のグレードも、レンタルする際に考慮する必要があります。見た目の悪い建物の場合、参加者が中に入るのを躊躇するかもしれません。見栄えの良い建物であるほど、来場者を惹き付ける要素になりますが、明るく清潔で、メンテナンスの行き届いていることが条件となるでしょう。
1-4. 会場の規模
参加者の数に合った広さや収容人数を確認し、十分なスペースが確保できるかどうかも需要です。狭すぎたり、広すぎたりするのは良くありません。
1-5. 設備とアメニティ
必要な設備やアメニティが揃っていることも、イベント会場をレンタルするうえで大事です。プロジェクターや音響設備、Wi-Fiなどが必要であれば、それに対応しているかどうかを確認しましょう。
1-6. サポートとスタッフ
会場提供者が提供するサポートやスタッフの質を確認し、イベント当日の運営がスムーズに行えるかどうかを考慮することも重要です。
1-7. 予算の確認
予算を明確にし、会場のレンタル料金だけでなく、追加の費用も含めた総額を考慮しましょう。いくつかの会場を比較するのがおすすめです。
2. イベントの種類に合わせたおすすめの会場
イベントの種類によって、適切な会場は異なります。イベントの種類に合わせたおすすめの会場をご紹介しましょう。
2-1. 展示会
展示会に適したイベント会場の種類は、多岐にわたります。選択する際には、展示物や企業のニーズ、参加者の規模、予算などを考慮する必要があります。大規模なイベントであれば、コンベンションセンターがおすすめです。複数の展示ホールや会議室があり、大勢の参加者を収容できます。充実したインフラストラクチャーやサポートサービスの提供されることが一般的です。中規模のイベントであれば、展示会場もよいでしょう。また、パークや庭園などの屋外イベントスペースは、季節や天候が良い場合に人気があります。
2-2. PRイベント
PRイベントは、ホテルのイベントスペースやホールがおすすめです。PRする商品によっては、屋外のイベントスペースを利用するのも良いでしょう。
2-3. 講演会やセミナー
講演会やセミナーは、規模によっておすすめのイベント会場が異なります。大規模な講演会や国際的なセミナーなら、コンベンションセンターがおすすめです。高度技術設備やサポートが整っているため、興味を引く演出なども行えます。中規模・小規模の講演会やセミナーは、ホテル内のミーティングルームやレンタル会議室などがおすすめです。レンタル会議室は、参加者の人数に合わせて選びやすいのが利点です。
2-4. 交流会
交流会は、どのような目的で開催するかによって、おすすめの会場が違ってきます。顧客との交流を目的としたイベントであれば、食事も楽しめるホテルの宴会場などが良いでしょう。勉強会などアカデミックな交流をするのが目的の場合は、レンタル会議室も選択肢にあげられます。
3. まとめ
イベント会場をレンタルする際には、立地やアクセス、収容人数などを考慮する必要があります。また、イベントの種類に合わせた会場を選ぶことも大事です。大人数の参加する展示会ならコンベンションセンター、PRイベントならホテルのイベントスペースなど、適切な会場を選びましょう。また、1つの会場だけで決めるのではなく、複数の会場を比較して選ぶことも重要です。
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