イベントを開催する場合、気になるのはかかる費用でしょう。イベントの種類や規模によって費用は異なりますが、中でも大きな比率を占めるのが会場費です。会場といっても、収容できる人数や立地もさまざまで、イベントに合わせた会場を選ぶ必要があります。ここでは、イベント会場費の目安や、選び方のポイントについてご紹介します。
1. イベント開催にかかる費用と会場費の目安
イベント開催にかかる費用は、イベントの種類や規模で異なります。では、イベント費用の相場や、会場費の目安を見てみましょう。
1-1. イベント開催費用の相場
イベントにはさまざまな種類があり、セミナーや講習会の費用相場は50万円～120万円です。規模の大きさや講師の知名度によって、かかる費用が違ってきます。展示会のブース出展は、100万円～200万円が相場です。ブースの出店費用だけで1日10万円～30万円ほどかかり、資材費や設営費などを入れると、100万円はかかります。物産展は開催期間によっても異なり、200万円～250万円が相場です。装飾にも費用がかかるほか、販売する商品の数によって費用が変わってきます。
1-2. イベント会場費の目安
イベント開催費用の中で、最も大きな割合を占めるのが会場費です。収容人数が多く、立地が良いほど高くなるため、イベント内容に合わせた会場を選ぶことが大切になります。イベント会場費の目安は、100人ほど収容できるセミナールームの目安は、20万円～30万円です。500人以上収容できる大きな会場の場合は、1日100万円以上かかるでしょう。
1-3. イベント費用を安く抑えるには
イベント費用は、会場費だけでなく人件費や機材費、広告宣伝費などさまざまな費用が含まれています。これを安く抑えるには、それぞれの項目で削れる部分を見つけ、削減することが大切です。中でも、会場費は大きなウェイトを占めるため、第一に削減を検討する項目です。そのほか、機材の搬入は自社で行うなど、安く抑える工夫も必要になります。ダイレクトメールなどは使用せず、SNSを活用することで、広告宣伝費を安く抑えられます。
2. イベント会場を選ぶポイント
イベント会場は、次のポイントに留意して選ぶと良いでしょう。
2-1. アクセスや立地
イベントの集客力を高めるには、アクセスや立地が重要です。最寄り駅から近く、アクセスしやすい会場を選ぶのがおすすめです。最寄り駅から遠い場合は、駅から送迎バスを出すなどの工夫も必要になるでしょう。
2-2. キャパシティ
イベントの来場人数に合わせ、イベント会場を選ぶことも大事です。狭すぎると来場者を収容できないほか、広すぎても閑散とした印象を与える可能性があります。適切なキャパシティの会場を選びましょう。
2-3. 機材・設備
会場によって、使える機材や設備が異なります。イベントが滞りなく進められるように、使用できる機材・設備の確認が必要です。機材の種類によっては、準備していた映像がきれいに流せないこともあります。機材の持ち込みなども含め、しっかりと事前に確認することが大切です。
2-4. 料金
会場費を確認するのはもちろんですが、設備のレンタル費用も確認する必要があります。また、万が一キャンセルした時のために、キャンセル規定も確認しておきましょう。
2-5. 会場ルール
イベント会場にはそれぞれルールがあり、規定に沿ってイベントを運営する必要があります。会場によっては、やりたい演出ができない可能性もあるでしょう。ルールを把握していないと、会場スタッフと何度もやり取りしなければなりません。実際に会場に足を運び、イベントに合っている会場か確認しましょう。
3. イベント会場費を安く抑えるポイント
イベント会場費を安く抑えるポイントとして、次の2つがあげられます。
3-1. 会場の予約日
イベントには、繁忙期と閑散期があります。夏休みなど人手が見込める時期は、会場費も高くなる傾向があります。しかし、閑散期であれば、通常よりも安い料金で利用できる場合もあるでしょう。また、会場費は時間帯で異なるのが一般的です。土日は料金が高くなり、平日は割安になります。また、半日使用か、全日使用かによっても料金が違ってきます。搬入や撤退の時間を調整し、費用を抑えることが可能です。早割のある会場は、有効に活用するのがおすすめです。
3-2. 料金を比較
会場費を安く抑えるには、会場費を比較する必要があります。同じようなスペックの会場を選び、料金を比較すると相場もわかるでしょう。
4. まとめ
イベントを開催する費用は、内容によって異なりますが、その中でも会場費の比率が高くなります。会場費を安く抑えることが、イベント費用を安く抑える鍵となるでしょう。ただし、安さだけにこだわると、立地やアクセスが悪く集客に苦戦することもあるため、イベントに合わせたコストパフォーマンスの良い会場を選びましょう。
「有限会社 フリースタイル」は、イベント企画や運営、会場設営などを行っております。物産展やフェア、お祭りなど、大きなイベントの企画・運営実績も豊富です。お客様のご要望に合わせたイベント開催のお手伝いをいたします。商業施設の催事企画なども行っておりますので、いつでもお気軽にご連絡ください。
